Z pewnością sala konferencyjna musi być pomieszczeniem zamkniętym, ale dostępnym dla każdego. Idealnie jest, jeśli mieści się blisko wejścia firmy, albo recepcji, by na przykład zaproszeni goście nie musili maszerować przez całą firmę. Sala konferencyjna posiada także przeważnie podłączone systemy audiowizualne, nagłośnienie, może powodować znaczne rozprzestrzenianie się dźwięku, co przeszkadza pozostałym pracownikom, dlatego warto to brać pod uwagę, zwłaszcza jeśli organizujemy całodniowe konferencje czy szkolenia. W każdym roku musimy przeprowadzać także serwis projektorów, ekranów czy nagłośnienia, musimy więc salę udostępnić technikom i fachowcom, pomocne mogą być też pomiary elektryczne warszawa, by sprawdzać funkcjonowanie sprzętu i potrzebę wymiany na nowy. Oczywiście, jeśli nie mamy pomieszczenia, które charakteryzowałoby się sporą przestrzennocią i było blisko recepcji, to musimy je urządzić w głębi firmy, tu jednak należy pamiętać o tego typu wszystkich niedogodnościach, albo zainwestować w wyciszanie sali.
Wiadomo, że dzierżawiąc pomieszczenia biurowe nie podejmujemy decyzji o wynajęciu lokalu z uwagi na salę konferencyjną. Jest ona bowiem bardziej dodatkiem, choć z pewnością są branże, jak na przyklad firmy szkoleniowe, które muszą posiadać przestronną i duża salę konferencyjną. W większości jednak przypadków sala szkoleniowa może być także mniejsza, na przykład taka, by mieściła stół, zintegrowane systemy audiowizualne, jak i odpowiednią liczbę ludzi. To jest właśnie główny element wybierania sali konferencyjnej. Jeśli bowiem potrzebujemy pomieścić za jednym zarazem większą ilość osób, to zdecydowanie potrzebna nam jest większa sala konferencyjna. Od wielkości sali zależeć będzie też sprzęt. Serwis projektorów zaleca, by na przykład wyświetlanie filmów, zdjęć czy pokazów odbywało się minimum z 20 metrów. Dzięki temu obraz mieści się na rzutniku, albo ekranie i odzwierciedla dokładne parametry. Tutaj też warto wykonać wcześniej pomiary elektryczne warszawa. Oczywiście nie po to, by podjąć dobrą decyzję o welkości sali, ale by wiedzieć w jakich przedziałach kosztowych zamkną się nasze rachunki za utrzymanie sprzętu na dużych powierzchniach.